L’importanza di non lasciare nulla al caso: l’approvazione dei pagamenti per le scadenze passive
Le aziende durante la normale attività producono, vendono, incassano. Mentre gli sforzi delle prime due fasi pesano sul reparto commerciale e produttivo, l’ultima fase, non sempre a ragione, pesa soprattutto sull’amministrazione. La gestione e il recupero dei crediti è diventata per le aziende un’attività strategica sempre più delicata che richiede un’alta professionalità del personale addetto e strumenti a supporto che permettano di semplificarla.
E2000 inizia il suo intervento di aiuto sin dalla prima fase di emissione degli effetti provvedendo a ricordare al cliente, prima della scadenza, il pagamento emesso con Ricevuta Bancaria, indicando gli estremi della fattura con la data e l’importo. Alla scadenza, se il pagamento non è stato effettuato, il sistema offre la possibilità di stampare lettere di sollecito personalizzate da inviare, anche via email, ai propri debitori direttamente dall’estratto conto mettendo a disposizione dell’utente una gestione completa dell’evoluzione del sollecito.
Esistono infatti due livelli differenti entro cui agire: una prima gestione semplice, che permette l’emissione automatica del sollecito; una seconda, più potente, che permette di creare i solleciti, memorizzarli, spedirli e poi gestire la loro evoluzione. Le lettere di sollecito sono predisposte per l’invio email e sono automaticamente intestate ai clienti con le indicazioni delle partite aperte, quelle scadute e gli insoluti.
La stampa della lettera prevede un messaggio di apertura e un messaggio di chiusura che vengono stampati prima e dopo lo schema delle partite sollecitate e degli eventuali addebiti. I messaggi possono essere memorizzati e quindi richiamati oppure scritti direttamente nel campo predisposto. E’ prevista la possibilità di far calcolare automaticamente il costo degli insoluti e l’ammontare degli interessi per ritardato pagamento da addebitare al cliente per singola partita e di addebitare una spesa la gestione del recupero del credito. Il sollecito può poi evolvere con diversi tipi di testo via via più intimativi il tutto in automatico con aggiornamento di nuove registrazioni nell’ambito delle partite del medesimo.
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