E2000: hai mai usato la Checking list documenti?
Ogni giorno in Italia vengono spedite circa 940 milioni di email e ogni italiano riceve, in media, più di 30 email al giorno. Nonostante, quindi, l’email sia uno strumento abituale, alle volte succede che certe email non arrivino mai al destinatario, sparendo nell’oblio dell’internet-spazio.
I motivi sono molteplici e senz’altro è impossibile individuare tutte le variabili coinvolte, ma ci sono alcuni casi abbastanza frequenti. Una delle situazioni più comuni è legata all’esigenza di personalizzare l’email con degli elementi decorativi o testi specifici: solitamente, con i programmi di posta elettronica più diffusi è possibile inserire il logo e alcune scritte, magari utilizzando grassetti e corsivi, come la dichiarazione sulla riservatezza dei dati, indirizzi e recapiti. Queste poche scritte in realtà si trasformano, a livello tecnico, in una massa molto grande di dati che vengono interpretati come spam da molti sistemi di protezione, oggi più che a mai impegnati in una strategia di blocco, piuttosto che permissivismo.
Un caso particolare è successo ad un nostro cliente, che ha creato con Word una firma personalizzata per Outlook: ogni volta che il cliente inviava un’email al suo commercialista, il messaggio veniva bloccato. Dopo un’attenta analisi,è emerso che nella firma mancava un comando “a capo” dove le specifiche SMTP lo prevedono, pertanto il server del commercialista trattava quella mancanza di ritorno a capo come non conformità agli standard SMTP, rifiutando di ricevere il messaggio.
Il punto di maggiore criticità di questo problema è il fatto che alcuni sistemi rilevano delle non conformità, mentre altri no, creando quindi confusione e incertezza sulle cause e le soluzioni possibili. A questo si aggiunge la variabilità, ossia oggi emerge il problema e magari domani non si ripresenta. Questo avviene perché i sistemi di sicurezza e protezione presenti nei server si aggiornano quotidianamente per fare fronte alle minacce continue, quindi il fatto che ieri una certa procedura funzionasse può non essere significativo.
L’unico modo per superare questo problema resta, senz’altro, l’aderenza assoluta agli standard.
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