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Molte aziende affidano la totale gestione della corrispondenza aziendale ai propri client di posta che negli anni diventano veri e propri archivi di preziose informazioni, e dati sensibili, a totale gestione dei dipendenti e, purtroppo, in balia di possibili crash di sistema.
Nulla di più sbagliato!
L’email è sicuramente il metodo di comunicazione aziendale per eccellenza, e, come tale, contiene informazioni preziose. Un’azienda deve proteggere le proprie informazioni attraverso idonei strumenti (backup/restore), che soddisfino i requisiti di legge, riducano il consumo di risorse e offrano ai dipendenti un accesso facile a tutti i dati.
I vari client di posta presenti sul mercato non devono essere utilizzati come strumenti di archiviazione.
Nemmeno un server di posta, se pur ben funzionante, è stato progettato per memorizzare centinaia di migliaia di corrispondenza di anni, né tantomeno per il recupero in massa di informazioni.
I problemi in cui si può incappare, se non si seguono queste facili regole, possono essere davvero onerosi, a partire da carenza di prestazioni e risorse interne fino a serie conseguenze legali.
L’archiviazione delle email deve quindi essere uno dei capisaldi di ogni strategia di governance e di sicurezza delle imprese e va fatta attraverso appositi strumenti informatici (come ad esempio il Mailstore di Achab).
Un sistema di archiviazione mail aiuta le aziende ad adempiere ai loro obblighi ai sensi del regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR), permettendo di tutelare la sicurezza delle informazioni attraverso la creazione di sofisticate regole di conservazione.
Inoltre, abbassa i costi IT ovviando a tutte le problematiche connesse a server di posta sovraccarichi o all’aumento dei costi di storage e ai complessi processi di backup o ripristino.
Come funziona un sistema di archiviazione?
Innanzitutto, per un corretto sistema di archiviazione, è necessario definire delle regole.
L’amministratore di sistema definisce le politiche di archiviazione delle email (quali email archiviare, quando eseguire l’archiviazione, se le email debbano essere eliminate dal server di posta elettronica una volta copiate nell’archivio e quali sono le condizioni che ne consentono la cancellazione).
L’utente, la cui cartella è sottoposta ad archiviazione, in qualsiasi momento potrà cercare una mail archiviata che magari è stata erroneamente cancellata dal proprio client di posta.
I criteri con cui eseguire le ricerche sono facili e veloci; solitamente i sistemi di archiviazione sono consultabili attraverso appositi portali web oppure anche attraverso dispositivi mobili come tablet e smartphone.
Grazie a questa soluzione gli utenti possono trovare in autonomia i propri messaggi, anche quelli cancellati, senza dover chiedere supporto all’amministratore di rete.
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